落实公司资料与 OA 运营映射规则（05-28-company-docs-oa-ops-mapping）

2026-05-28 21:26:01 +08:00
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 - 管理员发布或更新涉及员工利益、费用、保密、资产、权限或档案的制度时，你需要按要求完成纸面或电子制度签收；如果 OA 公告页显示“待签收”或“已逾期”，需要勾选签收声明并点击“确认签收”。
 - 只看到普通公告、打开公告链接或阅读制度材料，不等于已经完成正式签收；完成后公告页会显示“已签收”和签收时间。
 - 资料留存先按“小团队 V1”执行：OA 中写清编号、摘要、负责人、项目或合同关联、归档位置摘要和必要证明；涉密正文、敏感报价、成本细节、银行流水原件、账号凭据、Secret、完整配置和完整本地路径不要上传。
+- OA 不是公司全量资料库或员工网盘。你只在具体业务页面、项目任务或管理员指定待办里上传材料；不要把整包历史资料、全量文件夹或无关原件放进 OA。
+- 有权限处理的合同稿、盖章扫描件、发票、银行回单、报价、验收材料可以作为业务原文附件上传，但必须依附合同、报销、采购、付款或项目等具体业务对象，并按页面要求填写用途或说明。
+- 普通资料整理、外发初稿、AI/Codex 辅助和员工协作只使用脱敏副本或摘要；不确定能否上传时，先在 OA 中登记待确认事项并让负责人复核。
+- 下载保密附件时如果系统要求填写用途，需要写清“付款复核、审批查验、归档核对”等真实用途；下载记录会进入审计日志。
 - 用印相关事项先在合同台账或管理员指定台账中留痕，至少说明事项、文件版本、份数、审批状态、日期、责任人和归档位置。
 - 遇到审批异常、权限异常、资料误传、付款/AP 卡住或无法导出时，按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员，并提供页面、步骤和影响，不要发送密码、完整票面、银行回单或敏感报价截图。
@@ -112,6 +112,9 @@ R5 公网验收后确认：正式发票/OCR 上传入口只接受 PDF 发票文
 - 不参与发票查重。
 - 草稿和驳回状态可上传、查看、删除。
 - 提交后审批人和财务可查看。
+- 默认治理标签为“已通过 / 内部 / 补充材料 / 标准下载”；若附件实际属于合同、报价、验收、付款证明或其他敏感材料，应按对应业务对象上传，不要混在普通报销补充材料里。
+- 报销附件可以保存业务办理所需原文，但只限报销人、审批人、财务和被授权角色按职责查看；自动化报告、企业微信消息、聊天和 AI/Codex 处理只能使用脱敏摘要或别名。
+- 敏感或 `reason_required` 附件下载必须填写用途并写入审计日志；普通员工不得批量下载他人报销附件。

 ## PC 与手机体验

@@ -453,6 +453,26 @@ ASSET1 后，资产模块统一承载固定资产和电子资产索引，不再

 历史资料导入只允许从管理员指定的公司资料脱敏索引目录读取，默认 dry-run。公网写入需要 `ASSET_INDEX_IMPORT_WRITE=1` 和单独确认；报告不得输出 S3/S4 原文、完整路径、Secret、token、银行流水原件或未脱敏票面。

+公司电子资料和 OA 协作按以下口径执行：
+
+| 资料形态 | 主事实源 | OA 中允许 | OA 中禁止 |
+| --- | --- | --- | --- |
+| 全量原件库 | 负责人受控资料区、离线电脑或受控 NAS | 只登记资料编号、类别、敏感级别、hash/校验摘要、责任人和归档位置摘要 | 镜像全量目录、完整本地路径、历史资料包、员工自由浏览目录 |
+| 授权业务原文附件 | OA 具体业务流程 | 合同审批稿、盖章扫描件、发票、银行回单、报价、验收、交付证明等必要原文 | 脱离业务对象的自由上传、跨业务搜索下载、企业微信原生附件承载高敏资料 |
+| 脱敏协作副本 | OA 任务、项目或待办 | 台账整理、正式文件格式初审、外发复核、员工交付物 | 可反推出客户、报价、账号、证件、合同敏感条款的副本 |
+| 禁止入库资料 | 专用密钥/档案/源码/银行渠道 | 只记录“需线下受控处理”的状态或负责人 | 密码、token、Secret、私钥、源码包、完整配置、完整银行流水、身份证银行卡和工资社保原件 |
+
+员工资料整理、制度建设和业务指导优先用现有 OA 能力承接：
+
+1. 制度发布用公告签收记录版本、适用范围、签收声明和签收时间。
+2. 资料目录和历史包只做 `EA-DOC` 索引，先不导入全量原文。
+3. 外发材料必须先在项目任务、合同或待办中记录用途、脱敏检查和负责人复核。
+4. 合同、报销、采购、付款、项目和制度资料附件必须依附具体业务对象，跟随状态、权限、复核、归档和审计。
+5. 敏感附件下载默认需要用途说明；付款回单、财务证明和其他 `confidential/restricted` 附件必须写下载审计。
+6. 企业微信只发送脱敏标题、编号、状态和 OA 链接，不发送附件原文。
+
+文件存储阶段性决策：当前不新建通用文件管理服务器，不自研网盘。V0 继续使用部署服务器本地存储承载授权业务附件；部署服务器空间不足时优先选“只保存索引 + 负责人线下调取原件”，后续再评估腾讯云 COS 或受控 NAS/MinIO。家用群晖适合作为冷归档、二级备份或低风险 MinIO 试点，不直接作为正式公网 OA 主附件库。
+
 阻断判定：

 - 无法登录、无法提交或审批报销/采购/合同相关事项。
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 前端必须用业务语言提示“涉密资料请登记线下归档位置”，不能引导用户把敏感正文直接上传到公网 OA。

+合同附件同样遵循业务附件受控入库：
+
+- 授权合同负责人、审批人、用印经办人和管理层可以在合同业务流程内处理必要原文，例如待审合同稿、审批版、盖章扫描件、验收单和归档证明。
+- “可上传原文”不等于“可自由下载或外发”。原文必须绑定合同、项目、采购或付款业务对象，并受状态、角色、敏感级别、下载用途和审计控制。
+- AI/Codex 初审、普通员工协作、客户外发、企业微信消息和自动化报告只能使用脱敏副本、摘要或 OA deeplink。
+- 合同归档后，正文、盖章扫描件和高敏附件默认收紧下载；如需下载，必须写明用途并留审计。
+
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 ## 9. 与其他模块关系
@@ -51,8 +51,20 @@ OPOLICY1 后，资产台账先服务小团队 V1 的责任追踪、资料留存

 电子资料只登记可控摘要和索引：资料名称、类型、hash、敏感级别、归档建议、负责人、关联项目/合同/付款摘要和脱敏外部引用。公网 OA 不上传 S3/S4 原文、真实完整路径、合同报价、银行账户、身份证件、账号凭据或未脱敏附件。

+`EA-DOC` 的职责是“索引和责任”，不是“文件夹同步”。公司资料主库继续保存全量原件、历史包和高敏材料；OA 只记录能支撑运营的最小元数据、复核状态、归档位置摘要和审计线索。
+
+授权业务原文附件和 `EA-DOC` 索引要分开理解：
+
+| 对象 | 处理方式 |
+| --- | --- |
+| 合同、发票、付款回单、报价、验收、交付证明等业务必要原文 | 进入对应业务模块附件链路，由业务权限、状态、下载用途和审计控制 |
+| 历史资料包、证照原件、高敏个人资料、工资社保、银行流水、客户原始资料 | 默认只建 `EA-DOC` 索引或线下受控归档，不进入普通业务附件区 |
+| 员工整理、外发复核、正式文件初审材料 | 进入任务/项目/待办协作，但默认使用脱敏副本、摘要或待确认清单 |
+
 历史目录第一轮只允许从 `/home/shunli/Projects/faculty-daily-assistant/公司/00_保密索引` 读取脱敏索引和元数据，默认 dry-run。公网写入真实索引必须另行确认并带写入开关。

+部署服务器空间不足时，不把普通办公电脑共享目录作为生产附件后端。优先顺序为：继续本地存储短期承载授权业务附件、只保存索引并由负责人线下调取原件、再评估腾讯云 COS 或受控 NAS/MinIO。家用群晖 NAS 可作为冷归档、备份或低风险 MinIO 试点；只有具备 VPN、私有 bucket、OA 服务账户、UPS、容量告警和备份恢复演练后，才可扩大使用范围。
+
 ### 电子系统资产 `EA-SYS`

 电子系统登记系统名称、用途、负责人、管理员角色、入口、到期时间、备份策略和权限回收要求。OA 可以记录“谁负责回收权限”，不能保存登录密码、API token、证书私钥或完整配置。
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 附件不得包含账号密码、密钥、客户涉密资料、敏感报价明细等不应进入公网 OA 的内容；确需留存时只记录线下归档位置。企业微信消息只允许展示采购/费用的脱敏标题、编号、状态和 OA 链接，不承载附件原文。

+采购/费用附件按“业务附件受控入库”处理，不作为自由文件共享：
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+- 报价、供应商资料、合同草稿、验收材料和交付证明可以作为授权业务原文附件进入采购/费用流程，但必须绑定申请单、项目、合同或付款对象。
+- 待审批附件不得被普通员工跨业务浏览；审批人、项目负责人、采购/财务复核人按职责预览或下载。
+- 敏感报价、客户资料、账号截图、完整配置或供应商高敏资料默认只登记摘要和线下归档位置；如确需上传，应标记为保密或受限，并要求下载用途和审计。
+- 外发给供应商、客户或 AI/Codex 初审的材料只能使用脱敏副本或摘要，不得直接外发 OA 内部原文附件。
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 ## 5. 状态模型