完善差旅补助规定与费用类型(07-28-travel-reimbursement-guide)
这个提交包含在:
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- OAOPS1 期间请用真实业务数据完成报销、采购/费用、合同台账和项目关联;遇到提交、审批、付款、导出或权限阻断时,记录页面、步骤和影响等级,让管理员当天建修复合同或暂停对应流程。
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- OALAUNCH1 收口期内,请把真实业务问题按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员;不要只在聊天里说“系统有问题”。阻断包括无法提交、无法审批、付款/AP 无法闭环、越权可见、合同或资产敏感信息泄露、备份恢复或导出证据缺失。
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### 差旅报销一页指南(火车票 + 住宿费)
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### 差旅报销一页指南
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1. 从企业微信工作台进入海音达工作台,打开 `报销`,新建报销单。
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2. 把费用拆成两条明细,不要合并填写:
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2. 把费用拆成独立明细,不要合并填写:
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- 火车票:费用类型选“火车票”,填写乘车日期、个人实际支付的合规金额和事由,例如“项目出差往返高铁”。
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- 住宿费:费用类型选“住宿费”,填写实际住宿日期、个人实际支付的合规金额和事由,例如“项目出差住宿”。
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- 伙食补助费:按符合条件的出差自然日 `N 天 × 100 元` 计算总额,说明中写明天数、日期范围和算式,不要求发票。
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- 市内交通补助费:按符合条件的出差自然日 `N 天 × 80 元` 计算总额,说明中写明天数、日期范围和算式,不要求发票。
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3. 在每条明细的“添加发票”入口上传对应的官方 PDF:火车电子票据 PDF 绑定火车票明细,住宿电子普通发票 PDF 绑定住宿费明细。每个 PDF 只放一张票据、只识别第一页,单个文件不能超过 7 MiB;图片、照片和支付截图不能当作正式发票上传。
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4. 火车票和住宿费都必须另附个人支付截图。支付截图通过整张报销单的“上传附件 / 补充材料”入口上传,并在文件名或说明中写清对应“火车票”还是“住宿费”。
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5. 支付截图应看得出商户、金额、支付时间和支付成功状态;银行卡号、支付账号、订单号等与复核无关的信息先遮挡。
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6. 明细金额填写个人实际支付的合规金额,原则上不得超过有效发票金额。使用优惠券、多人合并开票、部分自费或发票金额与实际支付金额不一致时,必须在明细说明中写清原因。
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7. 已退款、公司直接支付或他人承担的金额不能再次报销。确实无法提供支付截图时,上传情况说明,由财务决定退回还是例外接受,不得补造凭证。
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8. 提交前逐项检查:两条明细、两份对应 PDF、两类支付证明和金额说明都已齐全。提交后由直属主管审批、财务复核;实际付款和付款回单由财务处理,员工不预填。
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6. 补助按自然日计算:出发日、返回日各计 1 天,当天往返计 1 天;因个人原因延长的天数不计。公司或其他单位已直接承担餐食或车辆费用的,对应补助不得重复领取。
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7. 伙食补助和市内交通补助均为包干:领取伙食补助后个人餐费不得另报;领取市内交通补助后,出差期间公交、地铁、出租车、网约车等不得另报。城际交通、住宿及其他经批准的必要差旅费用凭有效材料实报实销。
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8. 实报实销明细填写个人实际支付的合规金额,原则上不得超过有效发票金额。优惠券、多人合并开票、部分自费或发票金额与实付金额不一致时,必须说明;已退款、公司直接支付或他人承担的金额不能再次报销。无法提供支付截图时上传情况说明,由财务决定是否例外接受,不得补造凭证。
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9. 提交前检查各项明细、对应 PDF、火车票和住宿费支付证明以及补助算式。提交后由直属主管审批、财务复核;实际付款和付款回单由财务处理,员工不预填。
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OCR 会辅助识别发票字段和查重,但不代表系统已经确认费用真实合规。财务仍会同时核对明细金额、PDF 原件和个人支付证明;三者不一致时会退回补充或更正。
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@@ -133,7 +133,7 @@ R5 公网验收后确认:正式发票/OCR 上传入口只接受 PDF 发票文
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## 差旅实报实销与支付证明
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首笔差旅报销按“明细—正式发票—个人支付证明”三方对应复核,当前火车票和住宿费执行以下规则:
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首笔差旅报销按“实报实销明细—正式票据—个人支付证明”和“包干补助—天数—单价”分别复核。
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- 火车票和住宿费必须拆成不同明细,分别选择生产已有的“火车票”和“住宿费”费用类型,填写发生日期、个人实际支付的合规金额和事由。
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- 火车电子票据、住宿电子普通发票等正式票据必须使用官方 PDF,从对应明细的发票入口上传并绑定;发票截图、支付截图或拍照图片不得冒充正式发票。
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@@ -145,6 +145,16 @@ R5 公网验收后确认:正式发票/OCR 上传入口只接受 PDF 发票文
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- OCR 只辅助识别发票字段、匹配和查重,不判断支付真实性、费用合理性或发票法律状态。财务复核时必须同时查看明细金额、PDF 原件和个人支付证明;三者不一致时退回更正或补充说明。
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- 财务付款凭证号、付款日期、付款渠道和付款回单属于审批通过后的财务处理,不是员工提交报销时填写的个人支付证明。
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### 差旅补助规定
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- 伙食补助费为 100 元/人/天,市内交通补助费为 80 元/人/天,均按符合条件的出差自然日包干发放,不要求发票。
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- 出发日和返回日均计 1 天,当天往返计 1 天;因个人原因延长的行程天数不计补助。
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- 领取伙食补助后,个人餐费不得另行报销;领取市内交通补助后,出差期间公交、地铁、出租车、网约车等市内交通费用不得另行报销。
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- 公司或其他单位已直接承担相应餐食或车辆费用的,不重复领取对应补助。
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- 城际交通、住宿以及其他经批准的必要差旅费用凭有效材料实报实销。城际大巴费用使用“大巴车票”费用类型,不得填写为“市内交通补助费”。
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- 当前系统不自动计算补助天数。员工应为两项补助分别建立明细,金额填写 `符合条件的天数 × 对应单价` 的总额,并在说明中写明日期范围、天数、单价、算式及不计补助的情况;主管和财务据此复核。
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- 在系统具备数量/天数乘算能力前,不配置 100 元或 80 元的单条费用上限。现有按日单位只作展示,直接配置会把多日补助误判为超标。
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## PC 与手机体验
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PC 端:
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在新工单中引用
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