# 需求 - 资产管理规约

**文档状态**：当前资产管理事实源。
**分类**：需求事实源 / 资产台账。
**关联 Issue**：`ASSET1`、`OPOLICY1`。
**最近更新**：2026-05-24。
**上级事实源**：[海音达OA-MVP需求规格说明书](./海音达OA-MVP需求规格说明书.md)、[产品口径](./产品口径.md)、[管理员手册](./管理员手册.md)。
**安全边界**：本文不授权在 OA、仓库、聊天或测试报告中保存密码、token、Secret、密钥、源码包、完整配置、涉密正文、敏感报价、成本细节、银行流水原件或未脱敏票面。

## 1. 目标

ASSET1 后，OA 资产模块从“固定资产卡片”升级为“统一资产台账 V1”。目标不是替代 Git、密码管理器、档案库或银行系统，而是在 OA 中建立公司级资产责任、归档、盘点、审计和离职交接索引。

国内小团队资产治理按三条线收敛：

| 管理线 | OA 中的落点 | 重点 |
| --- | --- | --- |
| 财务/内控资产 | 固定资产 `FA` | 编号、采购来源、责任人、领用、调拨、盘点、处置 |
| 电子档案/资料资产 | 电子资料 `EA-DOC` | 元数据、hash、敏感级别、归档位置、负责人、利用审计 |
| 信息/数据安全资产 | 系统、仓库、备份 `EA-SYS/EA-REPO/EA-BKP` | 负责人、访问入口、权限回收清单、备份策略、恢复验证 |

## 2. 编号族

| 编号 | 资产类型 | 示例 |
| --- | --- | --- |
| `FA-YYYY-NNNNNN` | 公司固定资产 | 电脑、设备、办公物品、备份硬盘实物 |
| `EA-DOC-YYYY-NNNNNN` | 电子资料资产 | 合同、发票、回单、证照、软著、项目资料索引 |
| `EA-SYS-YYYY-NNNNNN` | 电子系统资产 | OA、企业微信后台、服务器、数据库、域名、证书、云服务 |
| `EA-REPO-YYYY-NNNNNN` | 代码仓库资产 | Git 仓库元数据、负责人、可见级别、备份策略 |
| `EA-BKP-YYYY-NNNNNN` | 备份介质或备份集合 | 移动硬盘、NAS、快照、数据库备份目录 |
| `VER-NNNNN` | 历史验证编号 | 旧资料校验、导入映射和查找，不作为新资产主编号 |

`EA-ACC` 账号资产 V1 暂缓。OA 不保存密码、token、Secret 或密钥；账号权限只作为 `EA-SYS` 的管理员、负责人和离职权限回收清单字段。

## 2.1 OPOLICY1 制度对齐口径

OPOLICY1 后，资产台账先服务小团队 V1 的责任追踪、资料留存、离职交接和备份恢复证据，不把 OA 做成文件外发系统、密码库或源码托管平台。

- 资料留存只登记摘要、hash、敏感级别、负责人、项目/合同/付款关联和归档位置摘要；S3/S4 原文、完整真实路径、敏感报价、合同正文、银行流水原件和账号凭据不进入公网 OA。
- 账号资产 `EA-ACC` 继续暂缓；离职时检查关键系统权限是否回收，普通账号不逐个做资产卡，任何密码、token、Secret、私钥和完整配置都不保存。
- 备份介质和备份集合既要登记资产责任，也要支撑 OALAUNCH1 备份恢复演练；只记录保管人、范围、加密状态、恢复验证日期和证据摘要，不把生产备份内容上传 OA。
- P2 冻结项包括完整电子档案系统、自动文件外发、账号密码库、源码包托管、银行流水导入和 AI 自动写规则；采纳前必须另建 Trellis task。

## 3. 资产类型口径

### 固定资产 `FA`

固定资产继续承接已有卡片、分类、领用、归还、调拨、盘点和移动扫码能力。适合电脑、显示器、仪器设备、办公家具、备份硬盘等可实物盘点资产。

V1 管理口径以实物责任、流转、盘点和离职交接为准，不按完整财务固定资产账展开。需要归还、移交、盘点或承担安全责任的实物应登记为 `FA`；普通耗材不登记。折旧、残值、会计科目、月度折旧凭证和会计固定资产明细账暂由财务/代账系统主办；OA 只记录采购来源、业务编号、责任人/保管人、当前位置、流转状态、盘点结果和交接证据。

采购/报销到固定资产的衔接采用“资产候选 + 管理员建卡”。采购明细或报销材料只标记可能形成资产的线索，不自动生成 `FA` 资产卡片。到货、验收或报销完成后，管理员核对实物、数量、归属、是否耗材、是否退货/赠品，再手动创建资产卡片并关联采购申请、报销单或付款来源。

所有 `FA` 固定资产必须有资产编号。电脑、显示器、硬盘、设备、安全介质等可贴标实物应贴二维码标签，用于移动扫码查找、盘点、领用和归还确认。不适合贴标签的资产不强制贴，但必须记录序列号、保管人和位置；盘点以扫码优先、手工输入资产编号或序列号兜底，不强制复杂拍照盘点。

固定资产盘点采用轻量频率。小团队 V1 默认每季度做一次固定资产轻盘点；离职、调拨、维修、报废等事件发生时做事件盘点；备份硬盘、安全介质和关键设备每月确认一次责任人和位置。盘点记录只要求资产、结果、责任人/位置变化和一句话备注，不强制复杂拍照盘点。

固定资产处置采用“流转留痕、处置确认”。领用、归还、调拨由管理员直接记录并留痕。报废、丢失、出售、赠送等处置必须负责人确认并填写原因；涉及赔偿、金额或责任争议时另走审批或线下确认，资产页只记录确认结果、原因和证据摘要，不在资产页一键完成争议处理。

### 电子资产共同口径

`EA-DOC/EA-SYS/EA-REPO/EA-BKP` 只做责任、归档、权限回收和验证索引。代码仓库、系统、备份介质/集合在 OA 中只登记元数据、负责人、权限回收要求、备份/恢复验证日期和归档位置摘要；不保存源码包、密钥、token、完整配置、真实完整路径或备份内容。

电子资产页面默认回答“谁负责、在哪里归档、何时验证、离职时如何回收权限或移交保管”。OA 不做文件库、密码库、源码托管、配置仓库或备份内容浏览器。

### 电子资料资产 `EA-DOC`

电子资料只登记可控摘要和索引：资料名称、类型、hash、敏感级别、归档建议、负责人、关联项目/合同/付款摘要和脱敏外部引用。公网 OA 不上传 S3/S4 原文、真实完整路径、合同报价、银行账户、身份证件、账号凭据或未脱敏附件。

`EA-DOC` 的职责是“索引和责任”，不是“文件夹同步”。公司资料主库继续保存全量原件、历史包和高敏材料；OA 只记录能支撑运营的最小元数据、复核状态、归档位置摘要和审计线索。

`EA-DOC` 页面只展示资料名称、类型、hash/校验摘要、敏感级别、负责人、关联项目/合同/付款和归档位置摘要。合同正文、银行流水、证照原件、客户资料、高敏报价、工资社保、个人身份资料等高敏原文不进入普通资产页；业务必要原文走合同、报销、付款、项目等对应模块附件权限和下载审计，非业务必要高敏资料走线下受控归档。

授权业务原文附件和 `EA-DOC` 索引要分开理解：

| 对象 | 处理方式 |
| --- | --- |
| 合同、发票、付款回单、报价、验收、交付证明等业务必要原文 | 进入对应业务模块附件链路，由业务权限、状态、下载用途和审计控制 |
| 历史资料包、证照原件、高敏个人资料、工资社保、银行流水、客户原始资料 | 默认只建 `EA-DOC` 索引或线下受控归档，不进入普通业务附件区 |
| 员工整理、外发复核、正式文件初审材料 | 进入任务/项目/待办协作，但默认使用脱敏副本、摘要或待确认清单 |

资产列表只显示资产材料、盘点证据、归档索引和责任信息的完整性摘要、缺失提示和进入详情入口；资产材料预览、下载、删除、替换、批量打包、归档位置查看和敏感元数据处理必须进入资产详情、详情命令区、`更多` 或授权审计路径。

资产材料上传必须先明确材料类型，例如采购来源证明、领用/归还证明、盘点证据、处置证明、维修记录、电子资料索引或备份验证证据。不同类型适用不同权限、敏感级别、审计和展示位置；合同正文、发票原件、付款回单等业务原文仍走对应业务模块，不进入资产万能附件入口。

历史目录第一轮只允许从 `<controlled-company-index-root>` 读取脱敏索引和元数据，默认 dry-run。公网写入真实索引必须另行确认并带写入开关。

部署服务器空间不足时，不把普通办公电脑共享目录作为生产附件后端。优先顺序为：继续本地存储短期承载授权业务附件、只保存索引并由负责人线下调取原件、再评估腾讯云 COS 或受控 NAS/MinIO。家用群晖 NAS 可作为冷归档、备份或低风险 MinIO 试点；只有具备 VPN、私有 bucket、OA 服务账户、UPS、容量告警和备份恢复演练后，才可扩大使用范围。

### 电子系统资产 `EA-SYS`

电子系统登记系统名称、用途、负责人、管理员角色、入口、到期时间、备份策略和权限回收要求。OA 可以记录“谁负责回收权限”，不能保存登录密码、API token、证书私钥或完整配置。

### 代码仓库资产 `EA-REPO`

代码仓库继续由 Git 承担源码、提交历史、分支和 tag 主事实源。OA 只登记仓库名称、用途、负责人、托管平台、可见级别、关联项目/系统、归档状态和备份策略，不上传源码包、`.env`、密钥或完整配置。

### 备份介质资产 `EA-BKP`

备份介质或备份集合记录保管人、备份范围、加密状态、存放位置摘要、最近恢复验证日期和下一次验证日期。备份硬盘同时可作为 `FA` 实物资产；若它承载关键备份，应补建或关联 `EA-BKP`。

## 4. 权限边界

- 普通员工只能看到自己领用、负责或保管的资产。
- 行政/管理员维护固定资产、分类、领用、归还、调拨和盘点。
- 财务可查看与付款、发票、合同和固定资产账相关的必要摘要，但不默认查看涉密正文、密钥、源码或完整配置。
- 系统管理员维护系统、仓库和备份资产元数据；密钥和凭据仍在专用工具或离线渠道保管。
- 对 `confidential` 和 `strictly_confidential` 资产，非管理员且非相关责任人的用户只能看摘要；归档位置、外部引用、hash、保密要求和扩展元数据需要脱敏或隐藏。

## 5. 离职与盘点

离职交接至少检查：

- 名下 `FA` 是否归还、调拨或报废。
- 作为负责人/保管人的 `EA-DOC/EA-SYS/EA-REPO/EA-BKP` 是否完成移交。
- `EA-SYS` 中标记的关键系统权限是否完成人工回收。
- `EA-BKP` 是否完成保管人变更和最近恢复验证记录。

盘点不只面向实物。电子资料、系统、仓库和备份也要按周期记录“最近验证时间”，确认负责人、归档位置、备份策略和权限回收要求仍有效。

固定资产常规盘点默认按季度创建；事件盘点由离职、调拨、维修、报废等状态变化触发；高风险实物资产按月确认责任人和位置。盘点逾期时页面应提示管理员处理，不自动改变资产状态。

报废、丢失、出售、赠送等处置也应触发资产状态复核和必要盘点。若涉及赔偿、金额或责任争议，资产状态可先记录为待确认或异常，待审批/线下确认后再完成处置留痕。

资产删除、取消、作废和归档语义遵循产品体验事实源：未提交的资产草稿或误建临时记录可删除；已编号 `FA/EA-*` 资产不物理删除，录入错误或不再有效用作废并保留编号、原因和操作者；实物不再使用按报废、丢失、出售、赠送等处置状态留痕；电子资料和电子系统完成交接或停用后归档只读，后续修正追加记录。

## 6. 当前实现边界

ASSET1 只做统一资产台账 V1：

- 复用现有 `AssetCard`，扩展资产大类、敏感级别、负责人/保管人、归档位置、外部引用、hash、历史验证编号、保密要求、扩展元数据和最近验证日期。
- 编号服务支持 `FA`、`EA-DOC`、`EA-SYS`、`EA-REPO`、`EA-BKP`。
- 前端资产页支持类型、敏感级别和编号/hash/VER 搜索。
- 采购/报销来源只作为资产候选和来源关联，不在审批通过、报销提交或付款后自动建卡。
- 固定资产使用 `FA` 编号和二维码标签支撑扫码盘点；无法贴标时使用序列号、保管人和位置兜底。
- 固定资产支持季度轻盘点、事件盘点和高风险资产月度确认三种频率口径。
- 固定资产处置必须保留负责人确认、原因和证据摘要；赔偿、金额或责任争议不由资产页直接完成。
- 电子资产只登记责任、归档、权限回收、备份/恢复验证和位置摘要，不保存源码包、密钥、token、完整配置、真实完整路径或备份内容。
- `EA-DOC` 只登记资料索引、负责人、业务关联和归档位置摘要，高敏原文不进普通资产页。
- 资产页展示采购、报销、合同、项目或付款来源时只显示摘要和跳转；不在资产页复制采购审批、报销发票/OCR、合同正文下载、付款处理或完整财务固定资产账流程。
- 移动端继续优先固定资产扫码和盘点，不把复杂电子资料编辑搬到移动端。
- QA 脚本只输出脱敏索引摘要；默认不写公网 OA。

不做：

- 不做密码库。
- 不做源码托管。
- 不做涉密文件外发系统。
- 不自动导入全部历史资料。
- 不把银行流水原件、合同正文、敏感报价或成本细节上传到公网 OA。

## 7. 验收样例

ASSET1 后，管理员可按以下最小样例试录：

| 样例 | 目标 |
| --- | --- |
| 新建 1 条 `FA` 固定资产 | 完成编号、标签或序列号兜底、领用、归还、季度轻盘点 |
| 导入 3 条脱敏 `EA-DOC` 索引 | 不上传原文，不输出完整路径 |
| 登记 1 条 `EA-SYS` OA 系统资产 | 记录负责人、入口、备份策略和到期项 |
| 登记 1 条 `EA-REPO` 仓库资产 | 只保存 Git 元数据和责任人 |
| 登记 1 条 `EA-BKP` 备份资产 | 记录保管人和最近恢复验证日期 |

## 8. 参考依据

- 财政部《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》：强调资产安全、使用效能和全流程梳理。
- 国家档案局《企业档案管理规定》：强调企业档案归档、保管、利用和处置。
- 国家档案局《电子档案管理办法》与 `GB/T 18894-2016` 摘要：强调电子文件归档、真实性、完整性、可用性和安全。
- 《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》：强调分类分级、最小必要、访问控制和审计。