需求 - 合同附件归档规约
版本：1.0
日期：2026-05-09
状态：模块级开发规约
上级事实源：海音达OA-MVP需求规格说明书
审批总依据：需求 - 统一审批中心规约
本规约细化合同台账、合同编号、非涉密附件、归档位置、权限审计和业务关联要求。合同审批、合同变更审批和归档动作仍回到 OA 统一审批中心留痕；本规约不替代公司法务制度。
1. 模块目标与边界
1.1 目标
- 建立公司合同台账，避免合同编号、负责人、状态和归档位置分散在个人电脑或聊天记录中。
- 将合同与客户/供应商、项目、采购、费用、报销和交付记录关联起来。
- 对非涉密附件进行受控归档，并对查看、下载和归档动作留审计。
- 明确涉密资料不进入公网 OA 的边界，降低小团队试运行风险。
1.2 适用对象
| 对象 |
说明 |
| 销售或项目合同 |
与客户签署的销售、技术服务、项目交付合同 |
| 采购或服务合同 |
与供应商、外包方、云服务或软件服务方签署的合同 |
| 框架协议 |
与客户或供应商的框架合作协议 |
| 补充协议 |
对原合同范围、金额、期限或付款条件的补充 |
| 归档附件 |
非涉密合同扫描件、盖章页、验收单、往来确认、归档证明等 |
1.3 暂不做范围
- 首批不做电子签章、在线法务审查、红线对比或合同智能审阅。
- 首批不做合同自动履约、自动催收、收付款核销或 ERP 入账。
- 首批不做客户关系管理 CRM、供应商生命周期管理或完整法务系统。
- 涉密合同正文、敏感报价、成本细节、客户敏感资料不进入公网 OA。
- 不使用企业微信原生审批管理正式合同审批。
- 不接入飞书文档或飞书审批作为合同事实源。
2. 角色与权限
| 角色 |
主要动作 |
权限边界 |
| 合同负责人 |
新建合同台账、维护基本信息、上传允许上传的附件、发起审批或归档 |
只能维护自己负责或被授权的合同 |
| 项目负责人 |
查看与项目相关合同、确认项目关联、补充交付或验收信息 |
不能越权下载无关合同附件 |
| 财务 |
查看金额、付款条款、发票或收付款相关字段，参与财务复核 |
只处理财务范围字段和复核动作 |
| 老板/总经理 |
审批重大合同或高风险变更，查看公司级合同摘要 |
查看和下载仍需审计 |
| 管理员 |
维护合同类型、编号规则、归档位置、权限和基础字典 |
不默认拥有业务审批权；敏感附件查看需最小化授权 |
| 系统管理员 |
维护存储、备份、日志和配置 |
不应直接查看合同正文，排障需留审计 |
权限必须服务端校验。合同附件下载、归档、删除、替换和敏感字段查看都应写入审计日志。
3. 入口与业务对象
| 入口 |
用途 |
要求 |
| 合同台账列表 |
按编号、名称、客户/供应商、项目、负责人和状态查询 |
支持基础筛选和权限数据范围 |
| 合同详情页 |
查看合同字段、附件、审批历史、变更记录和业务关联 |
不展示无权限字段和附件 |
| 项目页合同区域 |
汇总项目相关合同 |
只展示当前用户有权查看的合同摘要 |
| 审批待办 |
处理合同审批、变更审批或归档审批 |
统一进入 OA 审批中心 |
| 移动端详情 |
查看摘要和处理待办 |
不做复杂合同编辑，优先支持审批和查看摘要 |
合同台账是首批核心。合同正文是否上传取决于敏感级别和公司制度；不能上传时，应登记线下归档位置。
4. 字段要求
4.1 合同主字段
| 字段 |
要求 |
| 合同编号 |
必填，OA 生成或管理员登记后校验唯一；历史合同允许补录编号 |
| 合同名称 |
必填 |
| 合同类型 |
必填，如销售合同、采购合同、服务合同、框架协议、补充协议 |
| 甲方/客户 |
视合同类型必填 |
| 乙方/供应商 |
视合同类型必填 |
| 关联项目 |
推荐填写；项目相关合同应必填 |
| 合同金额 |
金额类合同必填；框架协议可为空并说明 |
| 币种 |
首批默认 CNY |
| 签署日期 |
已签署后必填 |
| 生效日期 |
可选 |
| 到期日期 |
有固定期限时必填 |
| 负责人 |
必填 |
| 归档位置 |
必填或待归档；支持线下柜号、对象存储路径或外部编号 |
| 敏感级别 |
必填，至少分为普通、内部敏感、涉密不上传 |
| 状态 |
必填 |
| 备注 |
可选 |
4.2 附件字段
| 字段 |
要求 |
| 附件类型 |
合同扫描件、盖章页、补充协议、验收单、报价摘要、归档证明等 |
| 文件名 |
必填 |
| 文件 hash |
推荐，用于防重复和完整性校验 |
| 上传人和上传时间 |
必填 |
| 敏感级别 |
必填，继承合同或单独指定 |
| 可见范围 |
必填，由权限规则计算或管理员配置 |
| 下载次数和最近下载人 |
推荐记录 |
4.3 变更记录字段
| 字段 |
要求 |
| 变更类型 |
金额、期限、范围、负责人、归档位置、附件、状态等 |
| 变更前后值 |
关键字段必须记录 |
| 变更原因 |
必填 |
| 操作者和时间 |
必填 |
| 是否触发审批 |
金额、期限、主体和关键条款变更应触发或关联审批 |
5. 编号规则
5.1 首批建议
合同编号可采用 HT-YYYY-序号 或按业务类型扩展为：
| 类型 |
示例 |
说明 |
| 销售合同 |
HT-S-2026-0001 |
S 表示销售或客户合同 |
| 采购合同 |
HT-P-2026-0001 |
P 表示采购或供应商合同 |
| 服务合同 |
HT-V-2026-0001 |
V 表示服务类合同 |
| 补充协议 |
HT-SUP-2026-0001 |
可关联原合同编号 |
5.2 规则要求
- OA 生成的合同编号必须唯一。
- 管理员补录历史合同时，也必须校验唯一。
- 退回修改、审批重提、归档不改变合同编号。
- 作废或终止合同不得释放编号重用。
- 历史合同编号不符合新规则时允许原样补录，但应记录来源。
6. 状态模型
| 状态 |
含义 |
允许动作 |
| 拟稿 |
合同信息录入中，未正式提交审批或签署 |
保存、提交审批、删除草稿 |
| 审批中 |
合同或关键变更正在 OA 审批 |
审批、退回、驳回、转审、按规则撤回 |
| 已签署 |
合同已签署但履行尚未完成 |
上传允许附件、登记签署日期、进入履行 |
| 履行中 |
合同正在执行 |
关联项目、采购、费用、验收、收付款摘要 |
| 已完成 |
合同义务完成 |
归档、查看、导出摘要 |
| 已终止 |
合同提前终止或作废 |
记录原因、附件和审批记录 |
| 已归档 |
合同资料已完成归档 |
普通字段锁定，后续修正追加记录 |
拟稿、审批中、已驳回、已退回、已撤回等通用审批状态按统一审批中心语义处理；合同台账展示时可映射为以上合同业务状态。
7. 审批和变更规则
| 场景 |
是否进入 OA 审批 |
说明 |
| 新合同签署前审批 |
是 |
金额、主体、项目、负责人、附件或线下归档位置应可查看 |
| 合同金额变更 |
是 |
必须记录变更前后金额和原因 |
| 合同期限变更 |
是或按规则 |
影响交付和付款时建议审批 |
| 合同主体变更 |
是 |
客户或供应商变化必须审批 |
| 负责人变更 |
可按规则 |
小团队可由管理员调整并留痕 |
| 非涉密附件补充 |
可不审批但必须审计 |
例如归档证明、验收单 |
| 合同终止 |
是 |
必须记录终止原因和审批历史 |
| 合同归档 |
可按规则 |
归档动作必须留痕，敏感附件下载需审计 |
合同审批链建议采用负责人主管 -> 老板/总经理，财务按金额或付款条款参与复核。当前阶段不做并行会签。
8. 敏感资料与附件边界
| 资料类型 |
是否进入公网 OA |
处理方式 |
| 普通合同摘要 |
可以 |
录入台账字段 |
| 非涉密盖章页或归档证明 |
可以 |
按权限上传和下载审计 |
| 普通验收单或交付确认 |
可以 |
关联项目或合同 |
| 涉密合同正文 |
不进入 |
只记录线下归档位置和责任人 |
| 敏感报价 |
不进入或只录摘要 |
详细文件线下归档 |
| 成本细节 |
不进入或最小化录入 |
只保留审批必要摘要 |
| 客户敏感资料 |
不进入 |
线下受控保存 |
| 账号密码、密钥、证书 |
禁止上传 |
需使用专门密钥管理或线下流程 |
前端必须用业务语言提示“涉密资料请登记线下归档位置”，不能引导用户把敏感正文直接上传到公网 OA。
9. 与其他模块关系
| 模块 |
关系 |
| 统一审批中心 |
合同审批、变更、终止和归档按统一审批留痕 |
| 采购/费用 |
大额采购可关联合同；合同可查看相关采购/费用申请 |
| 报销/OCR |
合同相关报销或付款附件可关联合同摘要，但发票处理仍由报销规约管理 |
| 项目轻管理 |
项目页汇总相关合同、里程碑、交付和风险 |
| 企业微信 |
只发送脱敏通知：合同编号、标题、状态和 deeplink |
10. 异常规则
| 异常 |
处理规则 |
用户提示或留痕 |
| 合同编号重复 |
阻断保存或提交 |
提示使用新编号或检查历史合同 |
| 必填字段缺失 |
阻断提交审批 |
明确缺少字段 |
| 涉密资料上传 |
前端提示并阻断或由管理员下架 |
记录操作和处理结果 |
| 无权限查看合同 |
服务端拒绝 |
不泄露合同名称、金额或附件信息 |
| 无权限下载附件 |
服务端拒绝并记录安全日志 |
提示无权下载 |
| 合同已归档后修改 |
普通用户禁止修改核心字段 |
授权角色追加修正记录 |
| 附件 hash 重复 |
提示可能已上传 |
允许确认复用或取消 |
| 项目已归档 |
默认不允许新增关联 |
管理员例外需记录原因 |
11. 审计与归档包
合同归档包至少包含：
- 合同台账快照。
- 合同编号、名称、主体、金额、负责人和项目关联。
- 非涉密附件清单及文件 hash。
- 线下归档位置或外部归档编号。
- 审批历史、变更记录、终止记录和归档记录。
- 附件上传、下载、删除、替换审计。
- 关联采购、费用、报销、项目交付或验收记录摘要。
合同导出首批只导出台账摘要，不批量导出合同正文或敏感附件。
12. 验收场景
| 场景 |
步骤 |
预期结果 |
| 新建合同台账 |
负责人填写合同名称、客户、项目、金额、负责人和归档位置 |
合同保存为拟稿，编号唯一 |
| 合同审批 |
负责人提交合同审批；主管或老板处理 |
审批历史完整，状态从拟稿进入审批中再到已签署或已通过业务态 |
| 历史合同补录 |
管理员录入历史编号和线下归档位置 |
编号唯一校验通过，可标记已归档 |
| 涉密合同处理 |
用户尝试上传涉密正文 |
系统提示不进入公网 OA，要求登记线下归档位置 |
| 附件下载审计 |
有权限用户下载非涉密附件 |
下载成功，审计记录包含人员、时间和附件 |
| 合同变更审批 |
修改金额或期限并发起变更 |
变更前后值和审批历史可追溯 |
| 项目关联查看 |
合同关联项目；项目页查看合同摘要 |
项目页只展示有权限合同摘要 |
| 归档后修正 |
管理员修改归档位置并填写原因 |
不覆盖历史，追加修正记录 |
13. 后续开发拆分建议
- 合同台账数据模型、编号规则和历史合同补录。
- 合同列表、详情、创建和编辑页面。
- 合同审批、变更审批和终止审批接入统一审批中心。
- 非涉密附件上传、下载权限和审计。
- 敏感级别、线下归档位置和上传阻断提示。
- 项目、采购、费用、报销的业务关联。
- 合同摘要导出和归档包生成。
- 回归测试：编号唯一、审批、变更、附件审计、涉密阻断、归档后修正和权限拒绝。
14. 后续 Backlog
- 电子签章、合同在线签署和签署状态同步。
- 法务审查、红线对比和合同模板库。
- 履约计划、收付款核销、自动提醒和 ERP 入账。
- CRM、供应商生命周期和合同风险评分。
- 合同智能审阅、条款抽取和 AI 摘要。
