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报销、发票与附件规则

本文是 hyb-oa 报销主链路的业务事实源，面向 10 人以下国内科技公司。目标是让员工少选项、财务少核错、管理员少配置。

当前报销、发票、OCR、附件、付款和导出开发以 需求 - 报销发票 OCR 规约 为模块级开发规约；本文保留为报销细则来源。如两者有重复，以新规约整合后的口径为准。首批发票合规以 OCR、查重和财务人工复核为主，自动验真作为后续评估项。

R5 公网验收后确认：正式发票/OCR 上传入口只接受 PDF 发票文件；图片和拍照直传不作为发票入口。附件材料仍可上传图片或 PDF，但必须与发票分离。重复票据、已使用票据和 OCR 失败必须进入可解释终态，不能长期停留在处理中。

总原则

• PC 与手机功能一致，只允许布局和控件形态不同。
• 普通员工看到的是“添加发票”“上传附件”“提交审批”，不看到“绑定整单”“发票池”“ERP 同步”等内部概念。
• 发票是报销凭证，附件是补充材料，二者不能混用。
• 报销上传采用材料类型先行：PDF 发票走“添加/上传 PDF 发票”入口，支付截图、订单、聊天记录、情况说明等走“上传附件/补充材料”入口，付款回单走财务付款或回单入口，不混成一个万能上传框。
• 已经报销、他人已报销、重复上传的发票不能加入新的报销单。
• 服务端必须强约束，前端只负责友好提示。
• 报销审批必须在 OA 内完成，企业微信只发送提醒和 deeplink，不作为报销审批流或财务附件主库。
• 财务台账 V1 只做付款准备、付款批次、回单留痕、AP 状态、票据/OCR 状态和代账交接摘要；真实付款继续在线下银行或既有财务流程完成，OA 不做银行直连、银行流水自动导入、ERP/总账、凭证生成、自动对账或税务申报。

发票状态

发票主要状态：

• pending_ocr：已上传，正在识别。
• available：可添加到报销单。
• bound：已添加到报销单。
• ocr_failed：识别失败，需要重试或人工处理。
• archived：已归档，不可添加；若 archived_reason=used_complete，视为已报销。

前端展示时使用中文业务表达：

• pending_ocr：识别中。
• available：可添加。
• bound：已添加。
• ocr_failed：识别失败。
• archived：已归档或已报销。

上传与 OCR

• 发票/OCR 上传只允许 PDF 发票文件；图片、拍照直传和 HTML capture 入口不作为正式发票上传方式。
• 单个正式发票 PDF 不能超过 7 MiB，每份文件第一页只能包含一张票据；超过限制、多票混贴或不支持的票种在进入报销前返回可理解失败，不进入无限重试。
• PC 票据中心、PC 报销详情、移动报销详情和企业微信 WebView 内的发票入口都必须执行 PDF-only 口径。
• 上传后页面必须显示明确状态，不应长期停留在“上传中”。
• OCR 完成后，添加发票弹窗应自动刷新并尝试添加可用发票。
• OCR 失败、重复、已使用、他人已使用都要显示可理解原因。
• 刷新按钮必须有明显反馈，不能让用户误以为没点中。
• 正式环境不得使用 OCR_PROVIDER=mock 处理真实票据；mock 仅用于本地或明确隔离的合成测试。
• 腾讯真实 OCR 统一使用通用票据识别高级版 RecognizeGeneralInvoice，当前正式范围仅为住宿 VAT/电子普通发票和电子发票（铁路电子客票）。铁路电子客票不伪造发票代码或销售方；无代码票据仅在已知安全票种内启用发票号码查重。
• 腾讯 OCR 持久化结果只保留票种、发票号码/代码、日期、金额、购销方和 PDF 传输模式等业务必需字段；不得保存腾讯原始响应、乘车人姓名、证件号、完整票面字段、切图、二维码、印章或字段坐标。命中旧版腾讯缓存时也必须先按同一白名单压缩。
• 资源包耗尽、欠费、计费异常、服务未开通、凭证/权限错误和无效文件属于配置、额度或输入终态，不得伪装成票据内容质量问题，也不得对同一文件无限重试。
• 未配置真实 OCR 时使用 OCR_PROVIDER=off：PDF 直接进入 available，不入 OCR 队列、不生成发票代码、号码、日期、购销方或金额。员工仍可把票据添加到已有明细并提交，财务必须查看 PDF 原件人工核对。
• off 模式下文件 SHA-256 查重继续有效，依赖发票代码和号码的查重暂不可用。对当前小团队可短期接受；强制人工补录或接入腾讯 OCR 应另行规划，不能在紧急报销中临时增加门槛。
• 既有 InvoicePool.ocr_provider 为非空枚举且默认 tencent，所以 off 模式的新记录仍可能带该历史默认标记。判定是否实际调用 OCR 必须同时看 provider 配置、ocr_attempts、请求/完成时间和 OCR 结果，不能只看 ocr_provider。

样票脱敏和授权

真实 OCR、批量样票回归和供应商能力验证只能使用已授权样票。仓库只保存规则、摘要、命令和证据路径，不保存真实票据原件。

样票进入测试前必须确认：

• 样票来源、用途、授权人和有效期已在仓库外安全位置登记；Issue CSV 只记录授权摘要或外部登记位置。
• 原始发票、支付截图、订单、合同和聊天记录不得提交到 git；需要长期保留时放在受控对象存储或本地安全目录。
• 脱敏样票必须去除或遮盖不参与测试的公司抬头、税号、地址电话、开户行账号、个人姓名、手机号、身份证、银行卡、二维码和完整业务备注。
• 如果 OCR 测试必须保留发票代码、号码、金额、日期等字段，应只保留验证所需最小字段，并在报告中写明保留原因。
• 证据报告只能记录文件别名、格式、大小、样本类别、OCR 状态、字段命中摘要和失败原因，不记录完整票面图片或敏感字段明文。
• artifacts/、output/ 和 Playwright 截图不得包含未经脱敏的真实票面；如工具自动生成了敏感截图，先删除或移出仓库外安全位置，再回填摘要。
• 无授权样票时，真实 OCR 回归只能标记为 SKIP，不得用 mock、截图或口头描述替代真实样票结论。

样票引用建议使用稳定别名，例如 SAMPLE-PDF-VAT-001、SAMPLE-IMG-VAT-001。别名和真实文件名的映射放在仓库外，Issue CSV Notes 只写别名、结论和证据路径。

查重规则

公司级查重优先级：

• 相同 file_sha256。
• OCR 后相同 invoice_code + invoice_number。
• 后续支持数电票号码时，应加入同等优先级的唯一识别字段。

不可添加场景：

• 同一公司已有相同可用发票。
• 同一公司已有相同发票正在识别。
• 同一公司已有相同发票识别失败。
• 同一公司已有相同发票被其他人上传。
• 同一公司已有相同发票处于 bound 或已完成报销归档。

普通流程不开放“强制重复添加”。管理员例外处理必须保留审计字段和原因。

添加到报销单

服务端必须校验：

• 当前用户有发票上传/报销编辑权限。
• 发票属于报销单申请人或可被当前角色合法处理。
• 发票状态为可添加。
• 发票未被其他报销单、差旅单或归档流程占用。
• linkedItemId 若传入，必须属于当前报销单。

明细匹配规则：

• 报销单只有一条明细时，自动添加到该明细。
• 多条明细时，优先按发票金额唯一匹配。
• 无法唯一匹配但发票金额存在时，自动创建新明细。
• 发票金额缺失时，阻断自动创建并提示需要先处理发票信息。

移除与删除

• 草稿和驳回状态允许移除发票，移除后发票回到可用状态。
• 审批中使用撤回，不提供删除。
• 已提交后的报销单原则上不物理删除；业务不再继续用取消，已支付或已归档后只允许按权限追加修正或作废留痕。
• 已通过、已支付、已归档的报销单不允许普通用户删除。
• 删除草稿时，已添加发票应释放为可用，附件随报销单删除。

附件材料

附件用于支付截图、合同、订单、聊天记录、情况说明等非发票材料。

规则：

• 支持 PDF、JPG、PNG、WEBP。
• 支持多文件上传。
• 不参与发票 OCR。
• 不参与发票查重。
• 上传前必须明确附件类型或用途，例如支付截图、订单、聊天记录、情况说明、验收材料；不能把 PDF 发票、付款回单、合同正文和资产材料都作为普通附件混传。
• 草稿和驳回状态可上传、查看、删除。
• 提交后审批人和财务可查看。
• 默认治理标签为“已通过 / 内部 / 补充材料 / 标准下载”；若附件实际属于合同、报价、验收、付款证明或其他敏感材料，应按对应业务对象上传，不要混在普通报销补充材料里。
• 报销附件可以保存业务办理所需原文，但只限报销人、审批人、财务和被授权角色按职责查看；自动化报告、企业微信消息、聊天和 AI/Codex 处理只能使用脱敏摘要或别名。
• 敏感或 reason_required 附件下载必须填写用途并写入审计日志；普通员工不得批量下载他人报销附件。
• 报销列表只显示发票和附件的完整性摘要、缺失提示和进入详情入口；发票预览、附件查看/下载/删除、敏感材料用途填写和批量打包必须进入报销详情、详情命令区、明确命名的财务动作或授权审计路径。
• 报销页只显示付款状态、回单状态、查看付款或补回单入口；标记已付款、取消付款、批量付款和执行付款必须进入付款/财务处理详情，不能放在报销列表或普通报销详情里直接执行。
• 报销页展示项目、采购、合同、资产候选或付款记录时只显示摘要和跳转，不复制对方模块的审批、付款、合同正文下载、资产建卡或高敏附件操作。

差旅实报实销与支付证明

首笔差旅报销按“实报实销明细—正式票据—个人支付证明”和“包干补助—天数—单价”分别复核。

• 火车票和住宿费必须拆成不同明细，分别选择生产已有的“火车票”和“住宿费”费用类型，填写发生日期、个人实际支付的合规金额和事由。
• 火车电子票据、住宿电子普通发票等正式票据必须使用官方 PDF，从对应明细的发票入口上传并绑定；发票截图、支付截图或拍照图片不得冒充正式发票。
• 火车票和住宿费均必须提供个人支付截图。支付截图属于整张报销单的补充附件，不绑定到发票记录；文件名或附件说明必须能对应到具体费用明细。
• 支付截图保留商户、金额、支付时间和支付成功状态即可；银行卡号、支付账号、订单号等与审批无关的信息应先遮挡，不要求员工提供完整支付账户或银行流水。
• 明细金额以员工个人实际支付的合规金额为准，原则上不得超过有效发票金额。优惠券、多人合并开票、部分自费、票面金额与实付金额不一致等情况必须在明细说明中写明差异。
• 已退款、公司直接支付或由他人承担的金额不得重复报销。发生部分退款时，只能申报扣除退款后的个人实际承担金额，并附情况说明。
• 确实无法提供支付截图时，员工必须上传情况说明；财务可以退回补充，也可以在有其他充分证据时例外接受并留痕。不得伪造、补造或借用他人支付凭证。
• OCR 只辅助识别发票字段、匹配和查重，不判断支付真实性、费用合理性或发票法律状态。财务复核时必须同时查看明细金额、PDF 原件和个人支付证明；三者不一致时退回更正或补充说明。
• 财务付款凭证号、付款日期、付款渠道和付款回单属于审批通过后的财务处理，不是员工提交报销时填写的个人支付证明。

差旅补助规定

• 伙食补助费为 100 元/人/天，市内交通补助费为 80 元/人/天，均按符合条件的出差自然日包干发放，不要求发票。
• 出发日和返回日均计 1 天，当天往返计 1 天；因个人原因延长的行程天数不计补助。
• 领取伙食补助后，个人餐费不得另行报销；领取市内交通补助后，出差期间公交、地铁、出租车、网约车等市内交通费用不得另行报销。
• 公司或其他单位已直接承担相应餐食或车辆费用的，不重复领取对应补助。
• 城际交通、住宿以及其他经批准的必要差旅费用凭有效材料实报实销。城际大巴费用使用“大巴车票”费用类型，不得填写为“市内交通补助费”。
• 当前系统不自动计算补助天数。员工应为两项补助分别建立明细，金额填写 符合条件的天数 × 对应单价 的总额，并在说明中写明日期范围、天数、单价、算式及不计补助的情况；主管和财务据此复核。
• 在系统具备数量/天数乘算能力前，不配置 100 元或 80 元的单条费用上限。现有按日单位只作展示，直接配置会把多日补助误判为超标。

PC 与手机体验

PC 端：

• 适合明细编辑、批量查看、财务复核和台账导出。
• 报销详情分区展示：摘要、明细、发票、附件、审批流、预算与审核提示。
• PC 报销列表和详情遵循 产品体验事实源：业务编号、状态、申请人、金额和更新时间优先，不把 UUID 或内部状态码作为主展示；视觉与交互裁决以 frontend-design 为准。

手机/企业微信端：

• 适合新建、继续编辑草稿、上传 PDF 发票、补充附件、提交审批、查状态。
• 不显示桌面表格。
• 报销详情深层页隐藏底部 Tab，顶部返回清晰，底部主操作不遮挡内容；iPhone 11 等小屏下核心双按钮仍同行展示。
• 添加发票不默认聚焦搜索框，不自动弹键盘。
• 底部操作区紧凑，选中态使用品牌实心色；核心操作在 iPhone 11 等小屏上仍保持同行双按钮，不降级为单列。

自动化验收

每次改报销/发票/附件至少验证：

• 后端单测覆盖上传、查重、添加、移除、附件上传/下载/删除。
• 前端 typecheck 和 build。
• Playwright PC 报销详情。
• Playwright mobile/wecom UA 报销详情。
• 视觉检查无 PC 壳、无表格误入、无黑色大块导航、无“绑定整单/不绑定明细/发票池/OCR”等普通用户文案。