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hyb-oa 员工快速上手（10 人以下团队版）

当前状态（2026-05-23 / OALAUNCH1）：公网正式地址为 https://oa.hyinda.com。系统已进入最终启用前收口：OAOPS1 继续 7 天小团队真实使用稳定化，OALAUNCH1 负责最终 Go/No-Go 门禁。企微打卡、补卡、外出、请假先按企业微信主办，OA 做留存、历史、审计和后续兜底；采购、合同、项目、报销、付款、资产和财务资料仍由 OA 主办。当前可以按管理员安排录入真实业务数据，但在 PASS_OA_LAUNCH_READY 前仍属于收口期；涉密合同正文、敏感报价、成本细节和银行流水原件不要上传。必要的真实发票 PDF 只通过 OA 报销入口上传，并受权限和审计保护，不进入企业微信、仓库、聊天或自动化报告。

OPOLICY1 小团队 V1 制度口径：正式启用前会先按小团队制度执行，不追求一次性上线复杂预算、复杂招采、电子签章或完整电子档案系统。员工需要配合制度签收、资料留存边界和问题上报：能在 OA 录入的录入摘要和证明，不能上传的涉密原文、敏感报价、银行流水原件、账号凭据和完整本地路径不要上传。

1. 你每周主要会用到什么

• Portal：看公告、我的待办、我的资产、本周周报入口。
• 审批：在 OA 处理报销、采购、合同、项目、财务等 OA 主办审批；请假、补卡、外出、加班后续优先在企业微信处理。
• 团队：更新今天是在岗、居家、外出还是出差。
• 请假 / 考勤：正常在企业微信提交请假、补卡、外出、加班并打卡；OA 后续用于查看镜像、历史和应急入口。
• 报销：继续提交和跟踪报销。
• 周报：每周写一次三段式周报。
• 待办：记录和跟进个人事项。
• 项目：查看自己的任务、里程碑、风险和交付记录。
• 我的资产：查看自己领用、负责或保管的固定资产和电子资产索引。

2. 第一次登录后建议先做三件事

1. 检查个人资料是否正确。
2. 打开 团队 更新今天状态。
3. 确认日常打卡和 HR/考勤申请优先在企业微信完成；OA 中的考勤页面后续主要用于镜像查看、历史查询和应急入口。

3. 今日状态怎么填

• 在岗：今天主要在办公室。
• 居家：今天远程办公。
• 外出：今天外勤、不在办公室。
• 出差：今天在外地差旅。
• 如果你已经请假获批，系统会自动显示 请假，不用手工改。

4. 周报怎么写

• 本周完成：写已经完成的主要工作。
• 当前阻塞：写你卡住的事、需要谁协助。
• 下周计划：写下周打算做什么。
• 如果确实需要支持，勾选“需要协助”。

5. 待办怎么用

• 记录自己要跟进的事项。
• 可填写优先级和截止日期。
• 完成后及时点完成，避免 Portal 一直堆积。

6. 审批、请假和报销

• 报销、采购、合同和财务类事项在海音达工作台内完成。
• 请假、补卡、外出、加班等 HR/考勤事项后续优先在企业微信审批中提交和处理，OA 会同步镜像和历史。
• 如果管理员通知企业微信不可用并开启 OA 应急模式，才在 OA 中提交请假、补卡、外出或加班应急单；应急单会带 EMERGENCY 标记并在企微恢复后回写。
• 批准后的请假会自动反映到团队状态。
• 报销状态仍可在系统内查看，不需要额外问行政。
• 发票/OCR 正式入口保持 PDF-only；图片发票不作为当前正式 OCR 能力，图片只按普通附件处理。
• 如果报销已付款，系统会显示付款状态；银行实际付款由出纳在线下银行渠道完成。
• OAOPS1 期间请用真实业务数据完成报销、采购/费用、合同台账和项目关联；遇到提交、审批、付款、导出或权限阻断时，记录页面、步骤和影响等级，让管理员当天建修复合同或暂停对应流程。
• OALAUNCH1 收口期内，请把真实业务问题按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员；不要只在聊天里说“系统有问题”。阻断包括无法提交、无法审批、付款/AP 无法闭环、越权可见、合同或资产敏感信息泄露、备份恢复或导出证据缺失。

7. 入职 / 离职时你会看到什么

• 入职时 HR 会优先在企业微信/人事助手维护人员资料，OA 后续同步生成账号、角色和绑定。
• 离职前需要归还固定资产，并交接自己负责或保管的电子资料、系统、代码仓库和备份资产；企业微信和 OA 的账号状态会按流程同步停用或禁用。

8. 使用建议

• 每天登录先看 Portal
• 每周五提交周报
• 状态有变化时及时更新 团队
• 有通知先看站内消息，IM 只是补充提醒
• 收到 OA 主办审批提醒时，点开后回到 OA 页面处理；收到企业微信 HR/考勤原生审批待办时，在企业微信内处理。
• 企业微信消息只会显示脱敏摘要和 OA 链接；采购单附件、合同正文、报价、发票、银行回单和代账资料不要上传到企业微信原生审批或企业微信附件。
• 如果 OA 页面标识为“企微镜像”，表示用于查看同步状态、历史和审计；如果标识为“OA 应急接管”，只有管理员明确通知后才在 OA 提交 HR/考勤应急申请。
• 首周遇到问题时，记录角色、页面、操作步骤和影响，不要在截图或文字里包含密码、完整票面、银行回单或敏感报价。
• 最终启用前 7 天不新增可选功能；你看到的改动应主要是 blocker 修复、权限修复、操作说明补充或真实业务流程收口。

9. 从企业微信进入

• 如果公司启用了企业微信工作台入口，优先从企业微信打开海音达工作台。
• 企业微信不只是入口：后续请假、补卡、外出、加班、打卡和部分人事资料优先在企业微信完成。
• OA 保留报销、财务、采购、合同、项目、镜像查询和应急接管。企业微信不可用时，以管理员通知为准临时改用 OA 应急入口。
• 如果企业微信免登失败，直接回到账号密码登录即可。
• 如果你第一次从企业微信进入但看到“尚未绑定”，请不要反复重试，先用账号密码登录，再到 个人设置 -> 企业微信绑定 完成绑定。
• 如果看到“登录已失效 / 已超时”，重新从企业微信工作台进入即可。
• 日常建议：手机从企业微信打开海音达工作台，PC 直接登录 OA；报销、项目更新、采购和财务事项在 OA 里完成，HR/考勤事项优先在企业微信完成。

10. 项目怎么用

• 如果你是项目成员，优先在 项目 页面查看自己的里程碑、任务、风险和交付记录。
• 差旅、报销、周报、待办都尽量挂到项目，这样老板不用再到多个平台拼状态。
• 周报里可以按项目分别写本周进展、风险和下一步。
• 采购/费用、合同台账和报销能关联项目时，优先关联项目；这样项目页能汇总真实费用、采购、合同和交付风险。

11. 涉密内容注意事项

• 不要把涉密合同正文、涉密附件、敏感报价和成本细节上传到海音达工作台或企业微信通知里。
• 如果系统里只要求你填合同编号、归档位置、离线档案号，这是正常设计，不是少功能。
• 涉密资料正文继续按公司要求放在内网文件盘、NAS 或离线档案中。
• 普通合同摘要、合同编号、负责人、项目、金额、状态和线下归档位置可以录入 OA；非涉密盖章页、验收单或归档证明可按管理员要求上传。

12. 资产怎么配合

• 固定资产编号以 FA-YYYY-NNNNNN 为主；电脑、设备和办公物品按管理员要求完成领用、归还、调拨或盘点。
• 电子资料资产编号以 EA-DOC-YYYY-NNNNNN 为主；只录入资料摘要、hash、敏感级别、负责人和归档位置摘要，不上传涉密正文或完整真实路径。
• 电子系统、代码仓库和备份资产分别使用 EA-SYS、EA-REPO、EA-BKP；OA 只记录责任和审计线索，源码继续在 Git，密码、token、Secret 和密钥不进 OA。
• 如果你不是负责人、保管人或管理员，涉密资产的归档位置、外部引用、hash 和扩展元数据会被隐藏，这是正常权限控制。
• 发现自己名下资产不准确时，联系管理员调整，不要用聊天记录替代 OA 台账。

13. 客户沟通回填规则（R23 试点期）

• 如果你通过私人微信、电话、会议、企业微信或现场沟通拿到了会影响项目推进的结果，请在 24h 内回填到海音达工作台。
• 回填内容只写：沟通日期、渠道、结果摘要、下一步动作、下次跟进日期。
• 不要把完整聊天记录、截图、敏感报价或涉密正文复制到海音达工作台。
• 项目是否推进、谁来跟进、下次何时联系，不能只留在聊天里。

14. 项目收口怎么配合

• 如果你负责交付、报销、差旅、风险或交接，请关注项目里的“项目收口”面板。
• 面板里看到待处理项并不代表不能继续推进，而是提醒你尽快补齐留痕。
• 如果管理员要求你补交付记录、合同归档位置或交接说明，请优先在海音达工作台里补齐，不要只在群里回复“已处理”。

15. 制度签收和资料留存

• 管理员发布或更新涉及员工利益、费用、保密、资产、权限或档案的制度时，你需要按要求完成纸面或电子制度签收；只看到公告不等于已经完成正式签收。
• 资料留存先按“小团队 V1”执行：OA 中写清编号、摘要、负责人、项目或合同关联、归档位置摘要和必要证明；涉密正文、敏感报价、成本细节、银行流水原件、账号凭据、Secret、完整配置和完整本地路径不要上传。
• 用印相关事项先在合同台账或管理员指定台账中留痕，至少说明事项、文件版本、份数、审批状态、日期、责任人和归档位置。
• 遇到审批异常、权限异常、资料误传、付款/AP 卡住或无法导出时，按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员，并提供页面、步骤和影响，不要发送密码、完整票面、银行回单或敏感报价截图。