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# hyb-oa 员工快速上手（10 人以下团队版）

**当前状态（2026-05-23 / OALAUNCH1）**：公网正式地址为 `https://oa.hyinda.com`。系统已进入最终启用前收口：OAOPS1 继续 7 天小团队真实使用稳定化，OALAUNCH1 负责最终 Go/No-Go 门禁。企微打卡、补卡、外出、请假先按企业微信主办，OA 做留存、历史、审计和后续兜底；采购、合同、项目、报销、付款、资产和财务资料仍由 OA 主办。当前可以按管理员安排录入真实业务数据，但在 `PASS_OA_LAUNCH_READY` 前仍属于收口期；涉密合同正文、敏感报价、成本细节和银行流水原件不要上传。必要的真实发票 PDF 只通过 OA 报销入口上传，并受权限和审计保护，不进入企业微信、仓库、聊天或自动化报告。

**OPOLICY1 小团队 V1 制度口径**：正式启用前会先按小团队制度执行，不追求一次性上线复杂预算、复杂招采、电子签章或完整电子档案系统。员工需要配合制度签收、资料留存边界和问题上报：能在 OA 录入的录入摘要和证明，不能上传的涉密原文、敏感报价、银行流水原件、账号凭据和完整本地路径不要上传。

## 1. 你每周主要会用到什么
- `Portal`：看公告、我的待办、我的资产、本周周报入口。
- `审批`：在 OA 处理报销、采购、合同、项目、财务等 OA 主办审批；请假、补卡、外出、加班后续优先在企业微信处理。
- `团队`：更新今天是在岗、居家、外出还是出差。
- `请假 / 考勤`：正常在企业微信提交请假、补卡、外出、加班并打卡；OA 后续用于查看镜像、历史和应急入口。
- `报销`：继续提交和跟踪报销。
- `周报`：每周写一次三段式周报。
- `待办`：记录和跟进个人事项。
- `项目`：查看自己的任务、里程碑、风险和交付记录。
- `我的资产`：查看自己领用、负责或保管的固定资产和电子资产索引。

## 2. 第一次登录后建议先做三件事
1. 检查个人资料是否正确。
2. 打开 `团队` 更新今天状态。
3. 确认日常打卡和 HR/考勤申请优先在企业微信完成；OA 中的考勤页面后续主要用于镜像查看、历史查询和应急入口。

## 3. 今日状态怎么填
- `在岗`：今天主要在办公室。
- `居家`：今天远程办公。
- `外出`：今天外勤、不在办公室。
- `出差`：今天在外地差旅。
- 如果你已经请假获批，系统会自动显示 `请假`，不用手工改。

## 4. 周报怎么写
- 本周完成：写已经完成的主要工作。
- 当前阻塞：写你卡住的事、需要谁协助。
- 下周计划：写下周打算做什么。
- 如果确实需要支持，勾选“需要协助”。

## 5. 待办怎么用
- 记录自己要跟进的事项。
- 可填写优先级和截止日期。
- 完成后及时点完成，避免 Portal 一直堆积。

## 6. 审批、请假和报销
- 报销、采购、合同和财务类事项在海音达工作台内完成。
- 请假、补卡、外出、加班等 HR/考勤事项后续优先在企业微信审批中提交和处理，OA 会同步镜像和历史。
- 如果管理员通知企业微信不可用并开启 OA 应急模式，才在 OA 中提交请假、补卡、外出或加班应急单；应急单会带 `EMERGENCY` 标记并在企微恢复后回写。
- 批准后的请假会自动反映到团队状态。
- 报销状态仍可在系统内查看，不需要额外问行政。
- 发票/OCR 正式入口保持 PDF-only；图片发票不作为当前正式 OCR 能力，图片只按普通附件处理。
- 如果报销已付款，系统会显示付款状态；银行实际付款由出纳在线下银行渠道完成。
- OAOPS1 期间请用真实业务数据完成报销、采购/费用、合同台账和项目关联；遇到提交、审批、付款、导出或权限阻断时，记录页面、步骤和影响等级，让管理员当天建修复合同或暂停对应流程。
- OALAUNCH1 收口期内，请把真实业务问题按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员；不要只在聊天里说“系统有问题”。阻断包括无法提交、无法审批、付款/AP 无法闭环、越权可见、合同或资产敏感信息泄露、备份恢复或导出证据缺失。

### 差旅报销一页指南

1. 从企业微信工作台进入海音达工作台，打开 `报销`，新建报销单。
2. 把费用拆成独立明细，不要合并填写：
   - 火车票：费用类型选“火车票”，填写乘车日期、个人实际支付的合规金额和事由，例如“项目出差往返高铁”。
   - 住宿费：费用类型选“住宿费”，填写实际住宿日期、个人实际支付的合规金额和事由，例如“项目出差住宿”。
   - 伙食补助费：按符合条件的出差自然日 `N 天 × 100 元` 计算总额，说明中写明天数、日期范围和算式，不要求发票。
   - 市内交通补助费：按符合条件的出差自然日 `N 天 × 80 元` 计算总额，说明中写明天数、日期范围和算式，不要求发票。
3. 在每条明细的“添加发票”入口上传对应的官方 PDF：火车电子票据 PDF 绑定火车票明细，住宿电子普通发票 PDF 绑定住宿费明细。每个 PDF 只放一张票据、只识别第一页，单个文件不能超过 7 MiB；图片、照片和支付截图不能当作正式发票上传。
4. 火车票和住宿费都必须另附个人支付截图。支付截图通过整张报销单的“上传附件 / 补充材料”入口上传，并在文件名或说明中写清对应“火车票”还是“住宿费”。
5. 支付截图应看得出商户、金额、支付时间和支付成功状态；银行卡号、支付账号、订单号等与复核无关的信息先遮挡。
6. 补助按自然日计算：出发日、返回日各计 1 天，当天往返计 1 天；因个人原因延长的天数不计。公司或其他单位已直接承担餐食或车辆费用的，对应补助不得重复领取。
7. 伙食补助和市内交通补助均为包干：领取伙食补助后个人餐费不得另报；领取市内交通补助后，出差期间公交、地铁、出租车、网约车等不得另报。城际交通、住宿及其他经批准的必要差旅费用凭有效材料实报实销。
8. 实报实销明细填写个人实际支付的合规金额，原则上不得超过有效发票金额。优惠券、多人合并开票、部分自费或发票金额与实付金额不一致时，必须说明；已退款、公司直接支付或他人承担的金额不能再次报销。无法提供支付截图时上传情况说明，由财务决定是否例外接受，不得补造凭证。
9. 提交前检查各项明细、对应 PDF、火车票和住宿费支付证明以及补助算式。提交后由直属主管审批、财务复核；实际付款和付款回单由财务处理，员工不预填。

OCR 会辅助识别发票字段和查重，但不代表系统已经确认费用真实合规。财务仍会同时核对明细金额、PDF 原件和个人支付证明；三者不一致时会退回补充或更正。

## 7. 入职 / 离职时你会看到什么
- 入职时 HR 会优先在企业微信/人事助手维护人员资料，OA 后续同步生成账号、角色和绑定。
- 离职前需要归还固定资产，并交接自己负责或保管的电子资料、系统、代码仓库和备份资产；企业微信和 OA 的账号状态会按流程同步停用或禁用。

## 8. 使用建议
- 每天登录先看 `Portal`
- 每周五提交周报
- 状态有变化时及时更新 `团队`
- 有通知先看站内消息，IM 只是补充提醒
- 收到 OA 主办审批提醒时，点开后回到 OA 页面处理；收到企业微信 HR/考勤原生审批待办时，在企业微信内处理。
- 企业微信消息只会显示脱敏摘要和 OA 链接；采购单附件、合同正文、报价、发票、银行回单和代账资料不要上传到企业微信原生审批或企业微信附件。
- 如果 OA 页面标识为“企微镜像”，表示用于查看同步状态、历史和审计；如果标识为“OA 应急接管”，只有管理员明确通知后才在 OA 提交 HR/考勤应急申请。
- 首周遇到问题时，记录角色、页面、操作步骤和影响，不要在截图或文字里包含密码、完整票面、银行回单或敏感报价。
- 最终启用前 7 天不新增可选功能；你看到的改动应主要是 blocker 修复、权限修复、操作说明补充或真实业务流程收口。

## 9. 从企业微信进入
- 如果公司启用了企业微信工作台入口，优先从企业微信打开海音达工作台。
- 企业微信不只是入口：后续请假、补卡、外出、加班、打卡和部分人事资料优先在企业微信完成。
- OA 保留报销、财务、采购、合同、项目、镜像查询和应急接管。企业微信不可用时，以管理员通知为准临时改用 OA 应急入口。
- 第一次从企业微信进入时，系统会按 userid 或企业邮箱自动匹配 OA 账户并直接登录，不需要先输入 OA 密码。
- 如果看到“账号映射尚未完成”或“账号映射存在冲突”，请不要反复重试，也不要把密码交给他人；联系管理员核对通讯录同步和 OA 账号状态。
- 企业微信服务不可用时，账号密码仍可作为独立应急入口，但它不是首次企微绑定步骤。
- 如果看到“登录已失效 / 已超时”，重新从企业微信工作台进入即可。
- 日常建议：手机从企业微信打开海音达工作台，PC 直接登录 OA；报销、项目更新、采购和财务事项在 OA 里完成，HR/考勤事项优先在企业微信完成。

## 10. 项目怎么用
- 如果你是项目成员，优先在 `项目` 页面查看自己的里程碑、任务、风险和交付记录。
- 差旅、报销、周报、待办都尽量挂到项目，这样老板不用再到多个平台拼状态。
- 周报里可以按项目分别写本周进展、风险和下一步。
- 采购/费用、合同台账和报销能关联项目时，优先关联项目；这样项目页能汇总真实费用、采购、合同和交付风险。

## 11. 涉密内容注意事项
- 不要把涉密合同正文、涉密附件、敏感报价和成本细节上传到海音达工作台或企业微信通知里。
- 如果系统里只要求你填合同编号、归档位置、离线档案号，这是正常设计，不是少功能。
- 涉密资料正文继续按公司要求放在内网文件盘、NAS 或离线档案中。
- 普通合同摘要、合同编号、负责人、项目、金额、状态和线下归档位置可以录入 OA；非涉密盖章页、验收单或归档证明可按管理员要求上传。

## 12. 资产怎么配合
- 固定资产编号以 `FA-YYYY-NNNNNN` 为主；电脑、设备和办公物品按管理员要求完成领用、归还、调拨或盘点。
- 电子资料资产编号以 `EA-DOC-YYYY-NNNNNN` 为主；只录入资料摘要、hash、敏感级别、负责人和归档位置摘要，不上传涉密正文或完整真实路径。
- 电子系统、代码仓库和备份资产分别使用 `EA-SYS`、`EA-REPO`、`EA-BKP`；OA 只记录责任和审计线索，源码继续在 Git，密码、token、Secret 和密钥不进 OA。
- 如果你不是负责人、保管人或管理员，涉密资产的归档位置、外部引用、hash 和扩展元数据会被隐藏，这是正常权限控制。
- 发现自己名下资产不准确时，联系管理员调整，不要用聊天记录替代 OA 台账。

## 13. 客户沟通回填规则（R23 试点期）
- 如果你通过私人微信、电话、会议、企业微信或现场沟通拿到了会影响项目推进的结果，请在 `24h` 内回填到海音达工作台。
- 回填内容只写：沟通日期、渠道、结果摘要、下一步动作、下次跟进日期。
- 不要把完整聊天记录、截图、敏感报价或涉密正文复制到海音达工作台。
- 项目是否推进、谁来跟进、下次何时联系，不能只留在聊天里。

## 14. 项目收口怎么配合
- 如果你负责交付、报销、差旅、风险或交接，请关注项目里的“项目收口”面板。
- 面板里看到待处理项并不代表不能继续推进，而是提醒你尽快补齐留痕。
- 如果管理员要求你补交付记录、合同归档位置或交接说明，请优先在海音达工作台里补齐，不要只在群里回复“已处理”。

## 15. 制度签收和资料留存
- 管理员发布或更新涉及员工利益、费用、保密、资产、权限或档案的制度时，你需要按要求完成纸面或电子制度签收；如果 OA 公告页显示“待签收”或“已逾期”，需要勾选签收声明并点击“确认签收”。
- 只看到普通公告、打开公告链接或阅读制度材料，不等于已经完成正式签收；完成后公告页会显示“已签收”和签收时间。
- 资料留存先按“小团队 V1”执行：OA 中写清编号、摘要、负责人、项目或合同关联、归档位置摘要和必要证明；涉密正文、敏感报价、成本细节、银行流水原件、账号凭据、Secret、完整配置和完整本地路径不要上传。
- OA 不是公司全量资料库或员工网盘。你只在具体业务页面、项目任务或管理员指定待办里上传材料；不要把整包历史资料、全量文件夹或无关原件放进 OA。
- 有权限处理的合同稿、盖章扫描件、发票、银行回单、报价、验收材料可以作为业务原文附件上传，但必须依附合同、报销、采购、付款或项目等具体业务对象，并按页面要求填写用途或说明。
- 普通资料整理、外发初稿、AI/Codex 辅助和员工协作只使用脱敏副本或摘要；不确定能否上传时，先在 OA 中登记待确认事项并让负责人复核。
- 下载保密附件时如果系统要求填写用途，需要写清“付款复核、审批查验、归档核对”等真实用途；下载记录会进入审计日志。
- 用印相关事项先在合同台账或管理员指定台账中留痕，至少说明事项、文件版本、份数、审批状态、日期、责任人和归档位置。
- 遇到审批异常、权限异常、资料误传、付款/AP 卡住或无法导出时，按“阻断 / 非阻断 / 建议”告诉管理员，并提供页面、步骤和影响，不要发送密码、完整票面、银行回单或敏感报价截图。